【文件档案管理制度.docx】为规范公司内部文件与档案的管理，确保各类资料的完整性、安全性与可追溯性，提升工作效率和管理水平，特制定本文件档案管理制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中形成的各类文件和档案资料。
一、文件档案管理原则
| 管理原则 | 内容说明 |
| 统一管理 | 所有文件档案由公司档案管理部门统一归口管理，确保集中、有序、规范。 |
| 分级分类 | 按照文件性质、重要程度和使用频率进行分级分类管理，便于检索和使用。 |
| 安全保密 | 文件档案涉及公司机密信息时，应严格遵守保密规定，防止泄露。 |
| 及时归档 | 文件形成后应及时整理归档，避免遗漏或延误。 |
| 有效利用 | 文件档案应合理使用，提高信息利用率，支持决策和管理。 |
二、文件档案分类与范围
| 文件类型 | 内容说明 |
| 行政类 | 包括会议纪要、通知、公文、制度文件等行政管理相关材料。 |
| 业务类 | 各部门业务活动产生的合同、报告、方案、审批单等。 |
| 财务类 | 财务报表、发票、预算、审计资料等财务相关文件。 |
| 人事类 | 员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核等人事信息。 |
| 技术类 | 技术文档、图纸、研发记录、专利资料等技术资料。 |
| 法务类 | 合同、法律文书、诉讼资料、合规文件等法律相关材料。 |
三、文件档案管理流程
| 流程阶段 | 操作内容 |
| 文件形成 | 各部门根据工作需要生成文件，明确责任人和归档时间。 |
| 文件整理 | 对生成的文件进行初步整理，按类别、时间、编号等进行归类。 |
| 归档提交 | 将整理好的文件按规定提交至档案管理部门，填写归档清单。 |
| 档案录入 | 档案管理人员对归档文件进行登记、编号、录入系统。 |
| 档案保管 | 按照分类和重要性进行物理或电子存储，确保安全保存。 |
| 档案借阅 | 借阅需填写申请表，经批准后方可借阅，归还时核对无误。 |
| 档案销毁 | 对过期、无效或不再使用的文件，经审批后按规定销毁。 |
四、档案管理责任分工
| 部门/岗位 | 职责说明 |
| 档案管理部门 | 负责文件档案的接收、整理、保管、借阅及销毁工作。 |
| 各部门负责人 | 负责本部门文件的整理、归档及监督执行情况。 |
| 档案管理员 | 具体负责档案系统的维护、数据更新及日常管理。 |
| 使用人员 | 严格按照规定使用档案，不得私自复制、外传或损坏。 |
五、档案管理要求
1. 所有文件必须做到“一文一档”，确保资料完整。
2. 档案资料应定期检查，及时更新和补充。
3. 重要档案应建立备份，防止因意外导致丢失。
4. 档案管理人员应具备良好的责任心和保密意识。
5. 档案管理应纳入部门考核，作为工作评价的重要依据。
通过以上制度的实施，能够有效提升公司文件档案的管理水平，保障信息的安全性和可用性，为公司的规范化运营提供有力支撑。